Abstract

Groupware applications improves the business performance of people working together by compressing the time and improving the quality of everyday business processes, such as product development, account management and customer service. These applications breaks the boundaries of time and distance to help networked groups of people access, track, share and organise important data.

Lotus Notes is the world’s leading software solution that combines messaging, groupware and the Internet. Lotus Notes is an open platform for sharing knowledge and building critical business applications. Lotus Notes dramatically improves the way people work together, helping businesses meet needs.

1. Kérdések, amikre választ keresünk

• Mik azok a csoportmunka szoftverek?
• Miért nem elég a szövegszerkesztõ, táblázatkezelõ, rajzoló program?
• Van-e groupware termék a piacon?
• Hogyan valósíthatók meg Intranet környezetben a levelezési rendszerek és a csoportmunka alkalmazások?

2. A csoportmunka szoftverek

Próbáljuk meg elõször behatárolni, mi is az a csoportmunka, milyen eszközök teszik hatékonyabbá, és adjunk egy definíciót a csoportmunka eszközökre.

A személyi számítógépek elterjedésével - 1980-85 - minden munkahelyen megjelentek az irodai munkát segítõ szoftverek (szövegszerkesztõk, táblázatkezelõk, tervezõ, rajzoló programok). Ezek a szoftverek jelentõsen növelték az egyéni produktivitást, és egy új korszakot nyitottak az irodai munkában.

A nyolcvanas évek közepén a személyi számítógépeket kezdték hálózatokba kapcsolni. Ezáltal lehetõvé vált olyan szoftverek készítése, amelyek nem csak az egyén, hanem több ember munkájának hatékonyságát növelik. Két tipikus példája ezeknek a szoftvereknek az elektronikus levelezõ rendszerek és a közös állomány tárolást megvalósító kiszolgáló rendszerek (fileszerverek). Emellett kezdtek megjelenni kliens-szerver rendszerek, például nagyszámítógépes adatbázisok elérésére. A kliens-szerver technológia lett a többszemélyes hálózati alkalmazások legfejlettebb megvalósítási módja.

Ezek a kommunikáción alapuló alkalmazások csak igen korlátozott területeken voltak képesek megnövelni a csoportok munkájának hatékonyságát. Az akkori levelezõrendszerek ugyan nem merevek, de a telefonhoz hasonló beszélgetésen túl másra nem alkalmasak - pl. egy hosszabb idõre eltárolandó adatot nem tudnak kezelni. A file server-ek képesek a fontos elektronikus információ tárolására, de az információ elérése rendkívül körülményes, így gyakorlatilag csak az tudja használni, aki közvetlen utasításokat kap az információ létrehozójától. Az adatbázisok pedig igen merev struktúrák, csak olyan információ kezelésére alkalmasak, amelyre évek hosszú munkájával kifejlesztették õket.

Szükség volt tehát egy olyan "többszemélyes" kliens-szerver szoftverre, amely

• biztosítja az elektronikus információk központi tárolását olyan módon, hogy az minden munkatárs számára elérhetõ legyen, és visszakeresése bármikor másodpercek alatt megtörténjen minden elõzetes ismeret nélkül
• bármilyen típusú adat tárolására alkalmas, és a változó igényekhez igen gyorsan adaptálható.

A Workgroup szoftverek definíciója

A workgroup szoftverek olyan, a csoportmunka hatékonyságát növelõ termékek, amelyek strukturálatlan és félig strukturált információ kezelésére alkalmasak.

A Workgroup szoftverek jellemzõi:

• alkalmasak felhasználók közötti információ megosztására, akár földrajzilag távol esõ helyszínek között is
• támogatják a csoport tagjainak egymással és a külvilággal történõ kommunikációját
• lehetõvé teszik üzleti folyamatok automatizálását.
• lehetõvé teszik dokumentumok tárolását, visszakeresését, dokumentumokban történõ keresést és ezekhez történõ hozzáférés szabályozását
• magas színtû biztonsági védelemmel rendelkeznek
• hatékony és könnyen programozható fejlesztõi környezettel rendelkeznek.

Miben segítenek a Workgroup szoftverek:

• növelik a csoporton belüli emberek közötti információcsere hatékonyságát
• követhetõvé (dokumentálhatóvá) teszik az üzleti folyamatokat
• minden pillanatban ellenõrízhetõk a folyamatok
• segít költséget megtakarítani (munkaidõ, adattárolás és visszakeresés, telefon, stb.)

3. A csoportmunka alapját képezõ üzenetkezelõ rendszerek

Az elektronikus levelezés ma már jóval több, mint a személyek kapcsolattartását és országhatárokat áthidaló levélváltását meggyorsító és megkönnyítõ lehetõség. Az elektronikus üzenetkezelõ rendszerek a kommunikáció magas szintû infrastruktúráját biztosítják.

Az elterjedt LAN alapú levelezõrendszereket a korszerûbb kliens-szerver rendszerek váltják fel. Mind több üzenetkezelõ rendszer gyártója ismeri fel, hogy az elkövetkezõ években megnövekszik az Internet szabványokra épülõ megoldások jelentõsége. Már ma is a legtöbb gyártó az Internet szabványok szerint valósítja meg rendszereit. Mások ígéretet tesznek ugyanerre.

A szabvány alapok: a POP3, IMAP4 protokollok használata a kliens-szerver kapcsolatban SMTP/MIME üzenet küldésére, az LDAP alapú címtár elérés, az üzenetek kezelése HTTP-n keresztül, Integrált Calandar&Scheduling (ICAP protokollal), felügyelet Web-en keresztül.

Böngészõnk segítségével rákapcsolódunk a levelezõ szerverre és a világ bármely pontjáról elolvashatjuk postaládánk tartalmát, illetve feladhatjuk üzeneteinket. Hasonlóan kezeljük a - most már majdnem minden gyártó által kínált - csoportos határidõnaplót (Calendar/Scheduling) is. A böngészõvel felhasználható szolgáltatások köre bõvül, hamarosan eléri a saját kliensen (például MAPI-n) keresztül felhasználható funkcionalitást.

A korszerû levelezõrendszerek által nyújtott infrastruktúrára épülnek az emberek hatékonyabb munkáját és a programok közötti kommunikációt is támogató további alkalmazások. Ilyen alkalmazások lehetnek:

• ûrlap (form)
• csoportos határidõnapló (calandar/scheduler)
• hirdetõtábla (BulletinBoard),
• ügymenetkövetés (Workflow)
• iktatás, archiválás,
• közös adatbázisok, tudásbázis,
• elektronikus adatcsere (EDI).

4. Intranet és csoportmunka

Az Internet/Intranet technológia lehetõséget biztosít arra, hogy csoportmunka alkalmazásunkat erre a technológiára építsük.

Milyen alkalmazásokat használhatunk az Intraneten?

Csak a képzeletünk szabhat határokat. Elterjedésre a cégek mûködését segítõ, jövedelmezõségét növelõ alkalmazások számíthatnak.

Néhány példa:

• Ügymenetkövetés
• Iktatás, archiválás
• Tudásbázisok, információtárak
• Dokumentum kezelõ rendszer
• Hirdetõtábla
• Szabad formátumú adatbázisok
• Döntés támogató rendszer
• Projekt nyilvántartó rendszer
• Elektronikus vásárlás

Milyen eszközt használjunk az Intranetünkön?

A Web böngészõk piacán ádáz küzdelem folyik. Mindegyik böngészõnek vannak elõnyei és hátrányai. Sokkal fontosabb ennél az Intranet Web szerver technológia kiválasztása.

Íme a választék: Netscape Web Server, Microsoft Internet Information Server, Oracle Web Server, Lotus Domino, hogy csupán a nagyobbakat említsem.

Bármelyiket választjuk is, több-kevesebb munkával mûködõ Web szervert tudunk készíteni. Kiemelkedik azonban a Lotus legújabb terméke a Domino. A Lotus a Dominóval a Web szerveren kívül a Lotus Notes nyújtotta lehetõségeket is kínálja az Intranet felhasználóknak. A Lotus Notes bevált, a világ legelterjedtebben használatos csoportmunkát támogató szoftvere.

5. Nézzünk meg egy ilyen terméket: Lotus Domino

A Lotus Notes 1990 óta a világ elsõ számú és legelterjedtebb dokumentumkezelõ irodaautomatizálási rendszere. A Notes az egyetlen széles körben elterjedt dokumentumkezelõ csoportszoftver, 1996 végén több mint 9 millió ember használta 7000 vállalatnál és intézménynél világszerte. Egyetlen versenytársa sem közelíti meg ezt a népszerûséget, amit kiforrott megoldásainak, könnyû kezelhetõségének és sokoldalúságának köszönhet.

Fejlesztését a Lotus Development Corporation - ma már IBM-Lotus - 1985 - ben kezdte meg, szem elõtt tartva a megbízható levelezéssel, és a strukturálatlan dokumentumok szisztematikus tárolásával kapcsolatos megnövekedett igényeket. Az alkalmazás a kezdetektõl ügyfél-kiszolgáló felépítést mutatott, mely a korábbi osztott könyvtári elrendezéshez képest mind teljesítményben, mind biztonságban jelentõs elõrelépés volt.

Gyors elterjedését többek között annak a fejlesztési politikának is köszönhette, hogy nem vált platformfüggõvé, azaz sokféle kiszolgáló és ügyfél operációs rendszer környezetbe épülhetett be.

Az Internet megjelenésével és rohamos terjedésével párhuzamosan - a 80-as évek második felében - sok fejlesztõ igyekezett intelligens, könnyen kezelhetõ levelezõ felületet létrehozni. A Lotus alapszolgáltatásként építette be ezt a lehetõséget a Notes-ba. Hamarosan kiderült, hogy a vállalati belsõ kommunikáció biztosítása mellett a felhasználók a független levelezõrendszerekhez kapcsolódó partnereikkel is szeretnének kontaktust teremteni.

Az Internet világ szakembereinek rövidesen újabb kihívással kellett szembenézniük. A World Wide Web olyan interaktív szolgáltatási lehetõségeket teremtett a számítógépes infrastruktúrában, melyekhez gyors és felhasználóbarát megoldásokat kellett kínálni. A Lotus a Notes R4 rendszerében már beépítve kínálta a Lotus Notes Web Navigator-t, mely bármely Notes felhasználó számára lehetõséget biztosít a kívánt Web oldal elérésére a Notes kiszolgálón keresztül. A kiválasztott lapokat a kiszolgáló letölti, és meghatározható szempontok szerint adatbázisán keresztül hozzáférhetõvé teszi.

A passzív - vagyis "csupán" Web felhasználó funkciójú - WWW kapcsolat rövidesen további szolgáltatásokkal bõvült. Elõször a Lotus InterNotes Web Publisher készült el, mely tetszõleges Lotus Notes adatbázis Web szerveren keresztüli közvetett elérését tette lehetõvé. Majd ezt követte a Lotus Notes Domino, mely már dinamikus, így gyors Web szerver-Notes adatbázis kapcsolatot nyújtott, elõször csak kiegészítõ elemként, majd a Notes R4.5 verziószámtól kezdõdõen a rendszer szerves részeként. Ezt az integrált elektronikus levelezõ - adatbázis-kezelõ - Web szerver - fejlesztõi és felhasználói környezetet egységesen Lotus Domino Server- nek nevezték el.

Lotus Notes és Web integráció

A Lotus Domino - hivatalos megnevezéssel Lotus Domino, Powered by Notes - elõnyei:

• Strukturálatlan illetve félig strukturált adatok tárolása és kezelése.
• Adatbáziskezelés és Web publikáció egy csomagban integrálva. A Notes alkalmazások akár Notes kliensbõl, akár Web böngészõbõl elérhetõk.
• Kis cégek és földrajzilag szétszórt nagy cégek számára egyformán alkalmas. A telephelyek könnyedén beköthetõk a Notes rendszerbe.
• Gyors információkeresés és megosztás az Intraneten is.
• Egyszerû telepítés. Nincs szükség külön integrációra az adatbázis-kezelõ és a Web szerver között.
• A Notes magas színtû biztonsági jellemzõinek kiterjesztése az Intranetre.

Mûködés heterogén környezetben (UNIX, NT, OS/2, Mac, Windows, Novell Netware).

Lotus Notes adatbiztonság:

Minden informatikai rendszerben, melyet sok felhasználó használ egyszerre, az egyik legfontosabb kérdés, hogy milyen lehetõségeink vannak adataink biztonságos tárolására, illetve az eszköz milyen védelmi funkciókat vonultat fel az illetéktelen hozzáférés megakadályozására. A Lotus Notes felhasználó azonosítással és jogosultsági szintek ellenõrzésével tesz eleget a követelményeknek.

Ezt a feladatot a Notes ún. aszimmetrikus vagy nyilvános kulcsú (RSA) algoritmus felhasználásával végzi. Ennek lényege, hogy minden felhasználóhoz két darab - egy nyilvános, mindenki által elérhetõ és egy titkos, csak az adott személy számára jelszóval hozzáférhetõ - kulcsot rendelnek. A két kulcs egyértelmûen egymásból és csakis egymásból származtatható, így a kulcsok ellenõrzésével biztonságos kommunikációs csatorna hozható létre.

Az alábbi beépített szolgáltatások találhatók a rendszerben:

Titkosítás: Az adatok mind a hálózati továbbítás, mind a kiszolgálón tárolás közben csak a kijelölt felhasználók számára olvashatóak, minden más illetéktelen személy számára a dokumentum olvashatatlan;

Digitális hitelesítés, aláírás: A dokumentum szerzõjének neve az elõállításhoz használt titkos kulcs és nyilvános kulcs összehasonlításával egyértelmûen megállapítható;

Digitális pecsét: Az üzenet elküldése után abban semmiféle módosítás sem végezhetõ anélkül, hogy a címzett elõtte ne szerezzen tudomást róla.

6. A jövõ útja

A tendenciák alapján úgy tûnik, hogy a csoportmunka szoftverek használatának egyre nagyobb jelentõsége lesz azon vállalatok életében, akik növelni szeretnék versenyképességüket és maximálisan ki szeretnék használni a vállalaton belül dolgozó csoportok teljesítményét.

Az Internet/Intranet terjedésével egyre több gyártó támogatja az Internet szabványok és a Web technológia alkalmazását saját rendszerében. Ezek a technológiák valószínûleg az elkövetkezõ években teljesen átalakítják az eddigi alkalmazásokat. A csoportmunkát segítõ alkalmazások is integrálódnak az Intranetes környezetbe, így ezeket egy Web kliensen keresztül is használhatjuk.

Ebben a fejlõdési irányban a Lotus Notes a hatékony csoportmunka egységes környezetben integrált, korszerû segédeszköze lehet.